Ochrona zdrowia i AI

Centralna e-Rejestracja 2026: etap II, obowiązki placówek i rola voicebota

Terminy etapu II, bieżąca synchronizacja CeR z systemem gabinetowym, obsługa wizyt z IKP i zasady komunikacji z pacjentem.

Anahera•2026-08-20•12 min czytania

Aktualizacja: 2026-10-29

Co placówka musi zrobić w etapie II

Placówka objęta drugim etapem Centralnej e-Rejestracji musi przekazać harmonogramy, aktywować właściwe miejsca udzielania świadczeń i utrzymywać bieżącą synchronizację między systemem gabinetowym a CeR. Do 31 grudnia 2026 roku trzeba zakończyć przekazanie harmonogramów i potwierdzić włączenie MUŚ. Od 1 lutego 2027 roku wszystkie wizyty w objętych zakresach mają być umawiane przez CeR.

Etap II obejmuje świadczenia dotyczące leczenia chorób naczyń, chorób zakaźnych, endokrynologii, hepatologii, immunologii, nefrologii, neonatologii oraz gruźlicy i chorób płuc. Ministerstwo wskazuje poradnie dla dorosłych i dzieci, z osobnym wykazem integracji obowiązkowej i warunkowej.

Voicebot może obsłużyć rozmowę, ale nie przejmuje odpowiedzialności placówki za harmonogram, integrację ani informowanie pacjenta. Wynik rozmowy musi zostać zapisany w uzgodnionym systemie albo trafić do pracownika jako sprawa wymagająca decyzji.

Najważniejsze terminy Centralnej e-Rejestracji dla etapów I i II
Termin	Co wynika z harmonogramu	Co sprawdzić w placówce
1 lipca 2026	W etapie I każda objęta wizyta musi być zarejestrowana w CeR przed jej realizacją.	Czy kardiologia, mammografia i test HPV HR są obsługiwane zgodnie z regułami CeR.
1 sierpnia 2026	Rozpoczął się etap II i okres dostosowawczy dla ośmiu kolejnych zakresów świadczeń.	Które poradnie i MUŚ wchodzą do integracji obowiązkowej lub warunkowej.
31 grudnia 2026	Placówka etapu II ma przekazać harmonogramy i potwierdzić włączenie MUŚ.	Kompletność identyfikatorów, zakres terminów i wynik zasilenia inicjalnego.
1 stycznia 2027	NFZ wstrzyma płatności, jeżeli harmonogramy nie zostały przekazane.	Raport braków i osoba odpowiedzialna za ich usunięcie przed końcem okresu dostosowawczego.
1 lutego 2027	Wszystkie objęte wizyty mają być umawiane przez CeR, a NFZ płaci za świadczenia przekazane zgodnie z jej zasadami.	Czy każdy kanał rejestracji zapisuje wynik w CeR i czy placówka potrafi udowodnić ten zapis.

Ministerstwo Zdrowia: aktualny harmonogram i obowiązki CeR

Rezerwacja z IKP istnieje, choć nie widać jej lokalnie

Ministerstwo Zdrowia opisuje szczególny przypadek: pacjent umówił wizytę przez IKP lub mojeIKP, ale rezerwacji nie ma w lokalnym systemie gabinetowym. Placówka ma przyjąć pacjenta w terminie widocznym w kanale centralnym. Jeżeli jest to organizacyjnie niemożliwe, powinna uzgodnić z pacjentem nowy termin i zapisać go w systemie.

Scenariusz modelowy: pacjent pokazuje w mojeIKP wizytę na 10:20, a rejestracja nie znajduje jej w HIS. Pracownik sprawdza zapis w CeR, nie odsyła pacjenta do samodzielnego wyjaśniania problemu i ustala wykonanie świadczenia. Jeżeli placówka nie może przyjąć pacjenta o 10:20, proponuje konkretny dalszy krok, zapisuje uzgodniony termin oraz rejestruje błąd synchronizacji.

Problem należy najpierw zgłosić dostawcy oprogramowania. Gdy wymaga dalszej analizy technicznej, aktualna instrukcja Ministerstwa kieruje zgłoszenie do Centrum e-Zdrowia. Odpowiedzialność za prawidłową integrację i bieżące monitorowanie pozostaje po stronie świadczeniodawcy.

Scenariusz modelowy rozbieżności między CeR i systemem gabinetowym
Sygnał	Działanie wobec pacjenta	Działanie techniczne	Dowód zakończenia
Wizyta jest w IKP lub mojeIKP, lecz nie ma jej w HIS	Zweryfikuj termin w CeR i przygotuj przyjęcie pacjenta.	Zapisz identyfikatory i czas wykrycia bez tworzenia drugiej rezerwacji.	Potwierdzony termin lub uzgodniony nowy termin w systemie.
Przyjęcie o wskazanej godzinie jest niemożliwe	Wyjaśnij sytuację i uzgodnij konkretny dalszy krok.	Zarejestruj zmianę oraz właściciela sprawy.	Pacjent zna nowy termin albo przewidywany czas oczekiwania.
Rozbieżność powtarza się	Nie kieruj pacjenta między dostawcami systemów.	Zgłoś błąd dostawcy, a gdy potrzeba, także do CeZ.	Numer zgłoszenia, zakres dotkniętych wizyt i wynik uzgodnienia danych.

Synchronizację trzeba monitorować, a nie tylko uruchomić

Jednorazowy test integracji przed startem nie wystarcza. Placówka powinna widzieć, czy harmonogramy, wolne terminy, nowe wizyty, zmiany i odwołania przechodzą między systemem lokalnym a CeR. Monitoring powinien pokazywać nie tylko błąd połączenia, lecz także opóźnienie, niezgodną liczbę rekordów i sprawy bez potwierdzonego wyniku.

Praktyczny raport dzienny może zawierać liczbę operacji wysłanych do CeR, potwierdzonych zapisów, błędów, rekordów oczekujących oraz najstarszą nierozwiązaną sprawę. To dane operacyjne placówki, nie statystyka skuteczności voicebota.

Pacjent musi wiedzieć, co wydarzy się dalej

W komunikacie z 13 października 2026 roku Ministerstwo Zdrowia podkreśliło, że problemy organizacyjne i techniczne placówki nie mogą obciążać pacjenta. Informacja nie może kończyć się stwierdzeniem, że winna jest Centralna e-Rejestracja. Pacjent powinien poznać dalszy sposób postępowania.

Jeżeli placówka zmienia lub odwołuje wizytę z przyczyn leżących po jej stronie, powinna niezwłocznie skontaktować się z pacjentem, szczególnie telefonicznie. Komunikat ma zawierać przyczynę, następny krok oraz nowy termin albo przewidywany czas oczekiwania. Szczególnej uwagi wymagają osoby oczekujące i pacjenci, których wizyty zmieniano wielokrotnie.

Minimalna treść komunikatu przy problemie z wizytą
Element	Co przekazać	Czego nie zostawiać bez odpowiedzi
Stan wizyty	Czy termin pozostaje ważny, został zmieniony czy wymaga potwierdzenia.	Samego komunikatu o błędzie systemu.
Przyczyna	Krótkie, rzetelne wyjaśnienie w zakresie potrzebnym pacjentowi.	Przerzucania odpowiedzialności na pacjenta lub inny kanał.
Dalszy krok	Kto skontaktuje się ponownie i co ma zrobić pacjent.	Ogólnej prośby, by spróbować później bez terminu odpowiedzi.
Czas	Nowy termin albo przewidywany czas oczekiwania.	Nieokreślonego oczekiwania bez właściciela sprawy.

Ministerstwo Zdrowia: zasady komunikacji z pacjentem

Telefon nadal pozostaje kanałem rejestracji

Pacjent może samodzielnie korzystać z IKP lub mojeIKP, ale może też zadzwonić albo przyjść do placówki. W takim przypadku rejestracja zapisuje wizytę w jego imieniu. Zmiana polega na tym, że wynik każdej objętej rejestracji musi trafić do CeR, niezależnie od kanału kontaktu.

Lokalny asystent głosowy może odebrać połączenie i przeprowadzić uzgodniony proces tylko wtedy, gdy korzysta z aktualnej dostępności i potrafi potwierdzić zapis. Gdy wynik operacji jest niepewny, powinien utworzyć widoczną sprawę dla pracownika zamiast obiecywać termin.

Centralna Anna i lokalny voicebot mają różne zadania

Od 1 października 2026 roku wirtualna asystentka Anna dzwoni do wybranych pacjentów 7 dni i 1 dzień przed wizytą w CeR. Przypomina o terminie oraz pozwala go potwierdzić albo odwołać. CeZ podaje, że połączenia przychodzą z numeru 116 117, a asystentka nie prosi o PESEL, dane dowodu ani płatność.

Lokalny voicebot placówki może odpowiadać na pytania o dojazd, dokumenty, przygotowanie organizacyjne albo procesy spoza zakresu Anny. Nie powinien udawać systemu centralnego ani tworzyć osobnego kalendarza. Warto spisać, które sprawy obsługuje CeR, które system gabinetowy, które lokalny kanał telefoniczny, a które zawsze pracownik.

Podział odpowiedzialności między kanałami
Kanał	Przykładowy zakres	Granica
CeR i IKP lub mojeIKP	Centralny harmonogram, rezerwacja i zarządzanie wizytą w objętym zakresie.	Placówka odpowiada za integrację i realizację terminu.
Anna pod numerem 116 117	Przypomnienie, potwierdzenie albo odwołanie wybranej wizyty.	Obecny zakres nie obejmuje pełnej lokalnej obsługi placówki.
Lokalny voicebot	Uzgodnione procesy telefoniczne i informacje właściwe dla placówki.	Nie tworzy własnego źródła prawdy o terminach.
Pracownik	Wyjątki, konflikty, niepewny wynik i kontakt wymagający decyzji.	Musi otrzymać sprawę z kontekstem i terminem obsługi.

Zakres Anny i testy odbiorowe lokalnego voicebota

Tryb awaryjny nie może tworzyć drugiego kalendarza

Niedostępność CeR, HIS, telefonii albo integracji nie uzasadnia prowadzenia równoległego, nieuzgodnionego kalendarza. W trybie awaryjnym placówka określa, które informacje można bezpiecznie przekazać, jakie sprawy czekają na weryfikację i kto odpowiada za kontakt zwrotny.

Po przywróceniu połączenia nie należy automatycznie wykonywać wszystkich zaległych operacji. Najpierw trzeba odczytać aktualny stan, wykryć rezerwacje już zapisane i dopiero wtedy ponowić brakujące działania. Każda sprawa musi zakończyć się potwierdzonym wynikiem albo zadaniem dla wskazanego pracownika.

Checklista odbioru procesu CeR i telefonu

Przed odbiorem integracji wybierz kilka wizyt z każdego kanału i sprawdź pełny przebieg, nie tylko odpowiedź interfejsu. Test ma wykazać, gdzie znajduje się ostateczny zapis, jak placówka wykrywa rozbieżność i co usłyszy pacjent, gdy wynik jest niepewny.

Każdy test powinien mieć właściciela, oczekiwany wynik i dowód wykonania. Zrzut ekranu z jednej aplikacji nie potwierdza jeszcze, że harmonogram jest zgodny w CeR i systemie lokalnym.

Siedem testów odbiorowych dla placówki
Test	Wynik, który trzeba potwierdzić
Zasilenie harmonogramu	Właściwe MUŚ, identyfikatory i pełny zakres terminów są widoczne w CeR.
Rezerwacja przez IKP lub mojeIKP	Wizyta pojawia się lokalnie, a personel potrafi obsłużyć brak synchronizacji.
Rezerwacja telefoniczna	Wynik rozmowy jest zapisany w CeR i systemie lokalnym bez drugiej rezerwacji.
Zmiana i odwołanie	Status pozostaje zgodny we wszystkich kanałach, a zwolniony termin wraca do właściwego harmonogramu.
Timeout po zapisie	System sprawdza stan przed ponowieniem i nie tworzy duplikatu.
Awaria integracji	Pacjent nie otrzymuje niepotwierdzonego terminu, a sprawa trafia do wskazanego pracownika.
Zmiana po stronie placówki	Pacjent otrzymuje przyczynę, dalszy krok i nowy termin albo przewidywany czas oczekiwania.

FAQ

Jakie są najważniejsze terminy etapu II Centralnej e-Rejestracji?

Do 31 grudnia 2026 roku placówka ma przekazać harmonogramy i potwierdzić włączenie MUŚ. Od 1 stycznia 2027 roku NFZ wstrzyma płatności przy braku harmonogramów, a od 1 lutego 2027 roku wszystkie objęte wizyty mają być umawiane przez CeR i przekazywane zgodnie z jej zasadami.

Co zrobić, gdy wizyta z IKP nie jest widoczna w systemie gabinetowym?

Placówka powinna zweryfikować termin w CeR i przyjąć pacjenta zgodnie z rezerwacją. Jeśli jest to organizacyjnie niemożliwe, trzeba uzgodnić i zapisać nowy termin, poinformować pacjenta o dalszym kroku oraz zgłosić problem dostawcy oprogramowania, a w razie potrzeby Centrum e-Zdrowia.

Czy lokalny voicebot zastępuje Centralną e-Rejestrację?

Nie. Może obsługiwać uzgodnione rozmowy i operacje, ale nie powinien prowadzić własnego kalendarza. Placówka nadal odpowiada za bieżącą synchronizację, poprawny zapis w CeR i obsługę przypadków, w których wynik jest niepewny.